Toen je het voor het eerst zag, was je op slag verliefd. Dit gevoel had je nog nooit eerder ervaren. Na al die jaren zoeken heb je eindelijk gevonden wat je wilde hebben. Je hebt altijd al een voorliefde gehad voor Amsterdam. Je houdt van de prachtige grachtenpanden en de gezellige sfeer in de stad.
Wakker liggen van de verhuizing
En nu, na jaren zoeken, heb je eindelijk het prachtige kantoor gevonden waar je de groei van het bedrijf kunt voortzetten.
Alleen moet je eerst nog wat obstakels overbruggen.
Als je er aan denkt, krijg je al buikpijn. Je ligt er ‘s nachts zelfs wakker van: de verhuizing.
Computers, laptops, alle belangrijke documenten en de bijbehorende kasten. Maar ook de koffiemachine en alle benodigdheden voor de dagelijkse koffiepauzes moeten mee. Wat dacht je van de planten, de bureaustoelen en de whiteboards?
Stressvol en tijdrovend
Verhuizen is al een uitdaging op zich. De vele smalle straatjes en hoge grachtenpanden maken het tot een stressvolle en tijdrovende taak om je hele kantoor van het ene naar het andere pand te verhuizen.
Gelukkig zijn er oplossingen om de verhuizing makkelijker te maken. Hieronder geven wij jou de handvatten voor een succesvolle zakelijke verhuizing.
1. Begin op tijd
Logisch natuurlijk, maar begin op tijd met het plannen van je verhuizing. Zo duurt je verhuizing zo kort mogelijk, zonder dat je werknemers lang stilzitten.
2. Maak een verhuisplan
Een hulpmiddel om de verhuizing te organiseren en uit te voeren is een verhuisplan. Dit plan moet onder meer de volgende zaken bevatten: een tijdlijn voor de verhuizing, een lijst van taken en verantwoordelijkheden, een budget en een communicatieplan voor alle betrokkenen.
3. Stel een verhuisbudget op
Hoe groter de verhuizing is, hoe duurder het wordt. Daarom is het belangrijk om van tevoren een budget vrij te maken. Maak een lijst van alle kosten die je kunt verwachten, zoals huur, verhuisbedrijf, nieuwe kantoormeubelen en apparatuur. Bedenk ook of er extra hulpmiddelen nodig zijn, zoals bijvoorbeeld een verhuislift. Vooral wanneer het kantoor zich bevindt op een bovengelegen verdieping in Amsterdam is dit zeker een uitkomst.
4. Huur een professioneel bedrijf in
Een professioneel verhuisbedrijf helpt je bij het plannen en uitvoeren van de verhuizing. Zij hebben de ervaring en kennis om de verhuizing zo soepel mogelijk te laten verlopen. Zorg ervoor dat je meerdere offertes aanvraagt en kies het bedrijf dat het beste past bij jouw behoeften.
5. Communiceer met alle betrokkenen
Het is belangrijk dat zowel al uw werknemers als uw klanten op de hoogte zijn van de verhuizing. Informeer ook alle leveranciers en andere partners over de verhuizing en eventuele wijzigingen in de leveringen.
6. Plan de IT-infrastructuur
Bijna elk bedrijf staat tegenwoordig wel vol met computers, servers, laptops en andere vormen van elektronica. Zonder IT kan het werk vaak helemaal niet worden uitgevoerd. Daarom is de IT-infrastructuur een belangrijk onderdeel van de bedrijfsverhuizing. Zorg ervoor dat je IT-team of externe IT-professionals betrokken zijn bij het plannen van de verhuizing. Zij helpen je bij het plannen en uitvoeren van de verhuizing van de servers, computers en andere apparatuur.
7. Extra benodigdheden
Een verhuislift komt bij een zakelijke verhuizing goed van pas. Omdat veel kantoren zich bevinden in verdiepingen van grachtenpanden of appartementencomplexen. In dat geval is het vaak niet mogelijk om spullen via de trap naar beneden te tillen. Bescherm je spullen goed tijdens het transport met stevige verhuisdozen en inpakmaterialen.
Laat de verhuizing maar beginnen
Een bedrijfsverhuizing is geen gemakkelijke taak, zeker niet in een stad als Amsterdam. Het is belangrijk om tijdig te beginnen met plannen en een gedetailleerd verhuisplan op te stellen. Een verhuisbudget opstellen en een professioneel verhuisbedrijf inhuren helpt de verhuizing soepeler te laten verlopen. Laat iedereen weten wat er van hem of haar verwacht wordt. Zorg bovendien dat je IT-infrastructuur al werkt voordat je in je nieuwe bedrijfspand trekt.
Met deze tips zorg je voor een verhuizing van het kantoor naar de nieuwe locatie in Amsterdam succesvol worden afgerond.
